Проводки

Назначение

Проводки — записи, отражающие фактическое начисление Выручки или Затрат.

Термины и определения

• Проводка — финансовая операция для учета Выручки или Затрат. Проводка создается автоматически на основе какого-либо документа (Таймшита, Заявки на затраты или Акта) или в ручном режиме (корректировочная проводка).
• Учетный период — календарный период финансового учета. Учетный период может быть открытым или закрытым. Создавать Проводки можно только в открытых Учетных периодах.
• Документ — документ-основание для создания Проводки. В Timetta таким документом может быть Таймшит, Заявка на затраты или Акт.

Создание проводок

Проводки могут быть созданы двумя способами:

• Автоматически при согласовании Документа, либо при возврате согласованного Документа в статус «Черновик».
• Вручную, по кнопке Создать проводку.

Правила создания проводок

Автоматические Проводки создаются в соответствии с правилами:

• Проводка
  • Проводки создаются в Валюте проекта. Пересчет в Базовую валюту системы осуществляется по курсу, заданному на Дату проводки.
  • При переходе Таймшита в статус «Согласовано» создается Проводка с учетной статьей «Себестоимость».
  • При переходе Заявки на затраты в статус «Согласовано» создается Проводка с учетной статьей «Затраты».
  • При переходе Акта в статус «Признан» создается Проводка с учетной статьей «Выручка».
• Дата
  • Если дата согласованного Документа попадает в открытый Учетный период, то дата Проводки равна дате Документа.
  • Если дата согласованного Документа попадает в закрытый Учетный период, то дата Проводки равна первой дате ближайшего открытого Учетного периода.

В случае изменения статуса Документа с «Согласовано» (или «Признан») в статус «Черновик» создается обратная Проводка. Сумма такой проводки принимает противоположное значение.

Ручные Проводки создаются в соответствии с правилами:

• В качестве даты Проводки может быть выбрана только дата в открытом Учетном периоде.
• В качестве даты Документа автоматически принимается дата Проводки.

Возможность просмотра ручных Проводок регулируется настройками прав доступа: требуются права на просмотра для роли «Финансовый менеджер» или «Управление проектами» с активной гранулой «Проводки»

Создание ручных проводок

Возможность создания ручных проводок регулируется настройками прав доступа: требуются права на редактирование для роли «Финансовый менеджер» с активной гранулой «Проводки/Вручную».

Доступные поля:

• Тип — выручка или затраты.
• Учетная статья — учетная статья операции. Если тип — Выручка, то учётная статья только «Выручка». Если тип — затраты, то учетная статья, согласно заведенным в системе типам затрат.
• Дата проводки — фактическая дата начисления операции.
• Сумма — фактическая сумма операции. Поле заполняется в Валюте проекта. Возможен ввод отрицательного значения.
• Сумма БВ — фактическая сумма операции в Базовой валюте системы.
• Проект — выбор из списка Проектов..
• Задача — этап Проекта (не обязательно).
• Описание — произвольное описание, комментарий.

Карточка проводки

Отображаемые поля:

• Тип — выручка или затраты.
• Дата проводки — фактическая дата начисления Проводки.
• Сумма — фактическая сумма Проводки в Валюте проекта.
• Сумма — фактическая сумма Проводки в Базовой валюте системы.
• Создано — дата создания Проводки.
• Способ создания — способа создания Проводки: вручную или автоматически.
• Проект — связанный с данной Проводкой Проект.
• Задача — связанный с данной Проводкой этап Проекта.
• Учетная статья — учетная статья Проводки. Если тип — Выручка, то учётная статья только «Выручка». Если тип — затраты, то учетная статья, согласно заведенным в системе типам затрат.
• Пользователь — заполняется только для Проводок по учетным статьям «Себестоимость труда» и «Себестоимость отсутствий». Указывается пользователь, чья себестоимость учтена в Проводке.
• Часы — заполняется только для Проводок по учетным статьям «Себестоимость труда» и «Себестоимость отсутствий». Указывается количество часов, чья себестоимость учтена в Проводке.
• Ставка — заполняется только для Проводок по учетным статьям «Себестоимость труда» и «Себестоимость отсутствий». Указывается ставка себестоимости сотрудника в валюте пользователя.
• Документ — документ-основание созданной Проводки (Таймшит, Заявка на затраты или Акт).
• Дата документа — дата документа-основания.

Возможность просмотра связанных с автоматической проводкой документа-основания регулируется настройками прав доступа: требуются права на просмотр для роли «Финансовый менеджер» с активной гранулой «Таймшиты», «Заявки на затраты», «Акты»

Учет себестоимости отсутствий

Проводки по отсутствиям создаются на основе согласованных Таймшитов. Подсчет себестоимости отсутствий различается в зависимости от Типа отсутствия:

• Для оплачиваемых Типов отсутствия себестоимость считается как произведение количества часов отсутствий и ставки себестоимости пользователя (указывается в Настройках);
• Для неоплачиваемых – себестоимость отсутствий равна нулю.