Финансовый учет с помощью проводок

Термины и определения

• Проводка — финансовая операция для учета Выручки или Затрат. Проводка создается автоматически на основе какого-либо документа (Таймшита, Заявки на затраты или Акта) или в ручном режиме (корректировочная проводка).
• Учетный период — календарный период финансового учета. Учетный период может быть открытым или закрытым. Создавать Проводки можно только в открытых учетных периодах.
• Документ — документ-основание для создания Проводки. В Timetta таким документом может быть Таймшит, Заявка на затраты или Акт.

Назначение

В Timetta по Клиентам, Проектам и Этапам можно планировать и учитывать финансовые показатели по Выручке, Себестоимости труда и прочим прямым затратам. Учет финансовых показателей осуществляется на основе Документов. У всех Документов есть статус, а фактические финансовые показатели учитываются по Документам в определенных статусах:

Использование Проводок и Учетных периодов позволяет изолировать финансовую отчетность по закрытым Учетным периодам от состояния Документов.

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1. Финансовый отчет строится на основе Документов.

• Заканчивается первый квартал 2022 года.
• Финансовый менеджер строит финансовый отчет за квартал, выгружает его в Excel и передает в качестве итогового финансового отчета за указанный период на утверждение руководству.
• За время рассмотрения финансового отчета руководством или в любой момент после его утверждения, состояние Документов, входящих в указанный период, может измениться. Например, один или несколько Таймшитов могут быть откачены в статус «Черновик», отредактированы и согласованы повторно.
• Эти изменения сразу повлияют на финансовые показатели. Так, редактирование Таймшитов приведет к перерасчету себестоимости.
• Таким образом, ранее выгруженный и утвержденный руководством финансовый отчет станет не актуальным и будет отличаться от обновленного финансового отчета в Timetta.

Формирование финансовой отчетности непосредственно на основе Документов не гарантирует её неизменности за прошлые периоды. В любой момент времени статус Документов может измениться, что повлечет за собой перерасчет фактических показателей в финансовом отчете.

В компаниях со строгим подходом к финансовой отчетности это не допустимо. Утвержденная финансовая отчетность не должна изменяться, а корректировки в закрытые отчетные периоды должны вноситься только в рамках утвержденной процедуры.

Для решения этой задачи в Timetta используются Учетные периоды и Проводки.

Рассмотрим работу с  Проводками на примере.

Пример 2. Финансовый отчет строится на основе Проводок.

• Сотрудник заполняет Таймшит и отправляет его на согласование.
• После завершения согласования таймшит переходит в статус «Согласовано».
• По согласованному Таймшиту автоматически создаются Проводки — расходные финансовые операции по учетной статье «Себестоимость труда». На каждый проект и задачу, выбранную в Таймшите, создается отдельная проводка.
• Если в дальнейшем Таймшит будет возвращен в статус «Черновик», созданные Проводки не удалятся, но будут созданы новые Проводки по учетной статье «Себестоимость труда» с противоположным знаком.
• При следующем согласовании Таймшита вновь будут созданы новые Проводки.

Таким образом, один Документ может быть основанием для появления множества Проводок. Проводки создаются автоматически в момент согласования Документа («прямые» Проводки) или при его возврате в статус «Черновик» («обратные» Проводки).

Вторая ключевая сущность для изоляции финансовой отчетности — Учетный период. Проводки создаются только в открытых Учетных периодах. Если Учетный период, к которому относится Документ, закрыт, то Проводка будет создана на ближайшую дату в открытом Учетном периоде.

Рассмотрим работу с  Учетными периодами на примере.

Пример 3. Работа с Учетными периодами.

• Сотрудник заполнил и согласовал Таймшит за первую неделю октября.
• Учетный период на октябрь открыт, поэтому после согласования в октябре будет автоматически создана Проводка по учетной статье «Себестоимость труда».
• После окончания октября Финансовый менеджер помечает Учетный период октябрь как закрытый. С этого момента новые Проводки в октябре создаваться не будут, финансовый отчет за октябрь останется неизменным.
• Если Таймшит сотрудника будет возвращен в статус «Черновик», автоматически будут созданы отрицательные Проводки по статье «Себестоимость труда», но попадут они не в октябрь, а в следующий открытый Учетный период (ноябрь).
• Если Таймшит сотрудника будет повторно согласован, автоматически будут созданы новые Проводки по статье «Себестоимость труда», которые также попадут в открытый Учетный период (ноябрь).

Таким образом, внесение изменений в  Документы, относящиеся к закрытым Учетным периодам, не приводят к изменения в финансовых отчетах за этот период. Новые Проводки по Документам будут создаваться в ближайшем открытом Учетном периоде.

Финансовый учет по проводкам оперирует двумя датами: Дата документа и Дата проводки. Если в момент согласования Документа оказывается, что Дата документа попадает в открытый Учетный период, то Проводка создается в этом Учтеном периоде, а Дата проводки устанавливается равной Дате документа. Если Учетный период закрыт, то Дата проводки устанавливается как ближайший день в открытом Учетном периоде и Дата проводки будет отличаться от Даты документа.

Для удобства из  Проводки всегда можно перейти к Документу, который её породил, а из Документа — к Проводкам, которые по нему созданы.

Такой подход обеспечивает неизменность, аудируемость и строгость финансовой отчетности по закрытым Учетным периодам.